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如何写投标文件
发布日期:2022-3-15  

一、投标文件本身分析

(一)如何做到清晰

1、写清楚目录结构

目录结构的编制除了要遵循招标文件对目录和格式的要求之外,还需要做到以下两点:

1)目录结构内容要全,而且要有上下文逻辑关系。

2)目录结构一定要结合评分标准,能够在目录上让专家一目了然地看到评分点所在的章节。

2、写清楚评分指引表和偏离表

这两个表格也是为了方便专家在进行是否符合实质性响应和打分时使用。

评分指引表很多时候并非是招标文件要求,而是我们投标方为了能够让专家更高效地打分,制作的对应到章节的表格,能够让专家实现傻瓜式快速打分。

技术偏离表是为了方便专家清楚地了解到技术需求要求的内容标书都响应到了。

3、封装要清晰

其中有些地方重视标书厚度,以及形式是否好看,那么就一定要把标书做厚度,并且可以做个有特色的封皮。

若文件很厚,则可以把投标文件进行分册装订。

若有述标环节,可以把讲标的PPT以彩页的形式打印出来发给在场的专家。

4、突出我方的亮点

要做到突出我方的亮点,关键在于:

第一有几张逻辑清晰、能够体现对项目深刻理解的图。

第二是要有对这个项目关键点的思考和理解,这个关键点一定是能够突出我们公司优势的。

(二)如何做到完整

完整主要是指招标文件要求的内容必须都进行响应,主要是内容方案的完整。而在此同时,又要能够突出重点内容,以方便专家能够快速锁定关键点。

因此,主要是从以下两个方面阐述:

1、内容的完整

内容的完整主要是指对于招标文件中对于项目的要求必须做到全部响应。

从项目建设内容到项目建设周期,再到项目建设管理,必须面面俱到。

尤其是必须能够响应到隐藏在不显眼的地方的需求,比如在功能点中与其他系统的对接。

2、重点内容的突出

专家在很短的时间内,主要看的内容是项目建设关键点是如何解决的,需求分析是否能体现对项目整体理解,项目建设思路是否清晰,项目工期和人员安排是否合理。

所以这几块内容一定要着重写,并且若有讲标环节,则需要把这些内容讲清楚。

其中建设思路是否梳理的清楚需要有五张图,包括:

1)系统总体架构图:就是我们传统所说的七层图,主要是讲清楚系统总体架构是什么。

2)系统功能结构图:主要用来描述清楚有哪些主要子系统和功能模块。

3)系统应用结构图:主要是用来描述清楚内部子系统之间的关系,以及与外部系统之间的关系。

4)系统数据结构图:系统有哪些数据,以及如何流转。

5)系统部署图:描述未来网络怎么走,如何进行部署。

二、从投标过程管理分析

由于投标整个过程,时间非常紧张,而且又涉及到很多人的协作,包括销售、N个售前、销售助理、系统集成人员、项目实施人员等,因此一定要做好整个投标过程的管理。

在过程中关键要实现进度把控、质量把控,而要做好这两点,一定要开好两个会,做好一张表。

(一)投标启动会

投标启动会是指在投标开始时要召所有跟这个项目相关的人员的会议,目的在于大家达成共识,统一行动。

开好投标启动会的关键在于大家的积极参与,同时要有牵头人事先仔细研究招标文件;

会议讨论的内容包括以下几个方面

1、项目前期背景介绍:由前期参与人员负责

2、招标文件分析:主要是实现确认哪些是废标条款,评分标准,是否有疑问之处来通过销售确认。

3、人员分工确认:包括人员分工和主要时间节点。主要是看参会的各位是否有问题,包括demo制作和授权代表的确认。

4、项目的关键点和重难点分析:由于这个部分比较重要,而组织会议又十分难得,因此可以让大家进行头脑风暴。

(二)投标评审会

投标评审主要是对投标文件进行审核,主要分两次,一次是初稿的审核,一次是终稿的审核。

而投标评审很多时候是可以通过邮件形式进行的,而会议的召开,主要是大家对于一些尚存疑的问题进行讨论。一般在初稿审核的时候建议是会议形式,而终稿审核通过邮件形式。

1、初稿的编制和审核

初稿的编制主要关注投标文件的完整和清晰

编制过程中还需要关注每个人进度(可以要求邮件回复进展情况)以及遇到的问题(协调资源并解决)。

初稿的审核主要关注是否充分满足和响应评分标准,其中比较重要的也包括对需求分析、重点的图以及项目关键点的审核。

初稿评审会议需要把参与投标的人员全部召集起来,会议讨论事项可以包括以下内容:

投标文件的检查:大家集中起来把稿子过一遍(统一思想,前后协调)。

重难点问题的核定确认:对于应标尚不明确的内容进行讨论

系统演示和PPT讲解预演:若由需要讲标的环节,则需要对demo预演,看是否需要补充加强;若有PPT讲解环节,则需要讲标人提前讲一遍PPT,大家再统一提供意见。

2、终稿的编制和审核

终稿的编制主要是对初稿评审会议,大家提出的问题进行修改补充确认。

终稿的审核重点关注是否有格式错误,是否存在废标项,一些常规性的错误(比如拷贝粘贴中没有改掉的其他项目名称、其他省市的名称等)。

(三)投标评审表

所谓投标评审表就是为了审核而准备的,把标书所对应的废标项目、所涉及的得分点项目、以及其他待检查内容做到一张表里,从而能够实现审核过程中重点清楚、没有遗漏。

而审核表的制作可以包括以下几项:

1、标书废标项

可以在招标文件中搜索“废标”“无效”等字眼,并且需要把标书要求的资格项目列入。

2、评分标准项

把评分标准项目列入。

3、标书重点项

项目名称

项目编号

项目工期

售后服务期限

投标有效期

付款条件

……

 4、格式项目

全文页码是否统一

全文字体是否统一

是否有空白页

……

5、其他常规错误

是否含有其他项目名称

是否含有其他省市名称

……

三、从日常积累分析

虽然标书质量高低在于当时投标的整个过程的投标文件和投标质量的高低,但是很多功夫都在平时,所以在日常积累需要注意以下几个方面:

1、一定要细心

投标需要耐心和细心,急不来。

如果在这个阶段粗心而废标,前期所有的努力都会因此付诸东流。

曾经有人因为投标文件没有逐页小签而废标。

也有人因为没有带原件而被废标的。

……

因此,投标无小事,临门一脚,必须要做到团队共同审核,认真仔细。

2、日常多积累投标方案

由于从招标文件发布到投标文件的递交,通常时间并不长。尤其是每年的八月到十一月份,又是投标集中的季节。

因此在平时,一定要多积累方案,形成资料库,这样才能够在投标的时候快速找到相应资料,不至于太焦虑。

3、要多思考,不能只靠复制黏贴

即便是投标文件有很多可以参考的方案,但是也要有自己的思考。

每一个项目都有其个性的点,为了响应一条评分标准你可以花半天时间,也可以花两天时间,有效思考得出的结果肯定是不一样的。

4、每次投标都要进行总结

投标后要做投标总结,无论是输赢。

可以总结下本次做的好的、以后需要改进的以及本次积累下的行业知识或技术知识。

只有这样才能够持续地改进和提高。

未来的政府信息化项目投标越来越趋向于公平透明竞争,对于售前来说,只有提供了更高质量的投标文件,并且不断提高中标率,才会更有竞争力。

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